Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über bereits erbrachte Teilleistungen während eines laufenden Bauprojekts, geregelt nach VOB/B oder BGB-Bauvertragsrecht.
Bei BGB-Werkverträgen kann der Unternehmer nach § 632a BGB eine Abschlagszahlung für vertragsgemäß erbrachte Leistungen verlangen. Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Bei Bauverträgen, in denen die VOB/B wirksam vereinbart wurde, gelten ergänzend die Zahlungsregelungen aus § 16 VOB/B. Abschlagszahlungen nach VOB/B werden gemäß § 16 Abs. 1 Nr. 3 binnen 21 Tagen nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig.
Eine Abschlagsrechnung ist keine Schlussrechnung. Sie wird später mit weiteren Abschlagsrechnungen oder mit der Schlussrechnung verrechnet. Damit der Auftraggeber die Rechnung prüfen kann, sollten Leistungsstand, Zeitraum, Mengen, Preise und Projektbezug nachvollziehbar dokumentiert sein.
Wann darf eine Abschlagsrechnung gestellt werden?
Eine Abschlagsrechnung sollte erst gestellt werden, wenn eine abrechenbare Teilleistung erbracht wurde oder der Vertrag eine entsprechende Abrechnung nach Baufortschritt vorsieht. Bei BGB-Werkverträgen muss der Leistungsstand so nachgewiesen werden, dass der Auftraggeber ihn rasch und sicher beurteilen kann. Bei VOB/B-Verträgen kommt es darauf an, dass die VOB/B wirksam vereinbart wurde und die Abschlagsrechnung prüfbar aufgestellt ist.
- Eine abrechenbare Teilleistung ist erbracht oder im Vertrag ist eine Abrechnung nach Baufortschritt vorgesehen.
- Der Leistungsstand ist nachvollziehbar dokumentiert, etwa durch Aufmaß, Stundenzettel, Lieferscheine oder Bautagebuch.
- Bei VOB/B-Verträgen ist die Abschlagsrechnung prüfbar aufgestellt: Mengen, Einheitspreise und Bezug zum Vertrag sind nachvollziehbar.
- Die Rechnung enthält die Pflichtangaben nach § 14 UStG: Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag.
- Die Rechnung ist klar als Abschlagsrechnung gekennzeichnet, mit Nummerierung wie „1. Abschlagsrechnung“ oder „Abschlagsrechnung Nr. 2“.
In der Praxis bedeutet das: Bauvorhaben, Leistungszeitraum, Positionen, Mengen, Einheitspreise, bisheriger Leistungsstand und gegebenenfalls Aufmaß oder Anlagen sollten nachvollziehbar zusammenpassen. Je besser die Rechnung dokumentiert ist, desto weniger Rückfragen entstehen bei Bauleitung, Auftraggeber oder Buchhaltung.
Bei einem Werkvertrag nach BGB können Abschläge frei vereinbart werden, müssen aber dem tatsächlichen Wertzuwachs entsprechen. Bei Verträgen, in denen die VOB/B wirksam vereinbart wurde, werden Abschlagszahlungen gemäß § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B binnen 21 Tagen nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig. Welche Variante im konkreten Projekt gilt, steht im Werkvertrag oder Bauvertrag.
BGB § 632a oder VOB/B § 16: was gilt für mein Projekt?
Welche Rechtsgrundlage für Abschlagsrechnungen gilt, hängt davon ab, was im Vertrag mit dem Auftraggeber vereinbart wurde. Ohne wirksame Einbeziehung der VOB/B greift das BGB-Werkvertragsrecht. Wurde die VOB/B wirksam Vertragsbestandteil, gelten ergänzend die Regelungen aus VOB/B § 16. Beide Varianten erlauben Abschlagsrechnungen, unterscheiden sich aber bei Voraussetzungen, Nachweisen, Zahlungsfristen und der Behandlung von Sicherheitseinbehalten.
| Thema | BGB-Werkvertrag | VOB/B-Vertrag |
|---|---|---|
| Grundlage | § 632a BGB | § 16 VOB/B, sofern die VOB/B wirksam vereinbart wurde |
| Voraussetzung | Vertragsgemäß erbrachte Leistung oder vereinbarte Teilleistung | Nachweisbare Leistung nach Baufortschritt |
| Nachweis | Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht | Prüffähige Aufstellung beziehungsweise prüfbare Abschlagsrechnung |
| Zahlungsfrist | Ergibt sich aus Vertrag, Rechnung und gesetzlichen Regeln | Abschlagszahlungen werden binnen 21 Tagen nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig |
| Sicherheitseinbehalt | Nur bei entsprechender Vereinbarung | Nur bei entsprechender Vereinbarung; Höhe und Freigabe hängen von Vertrag und Sicherungsabrede ab |
| Schlussrechnung | Abschläge werden in der Endabrechnung berücksichtigt | Abschläge werden in der Schlussrechnung verrechnet |
In der Praxis arbeiten Bauhauptgewerbe und größere Handwerksbetriebe meist mit VOB-Verträgen, weil Generalunternehmer und öffentliche Auftraggeber die VOB/B als Standard fordern. Im Privatkundenbereich gilt überwiegend das BGB-Werkvertragsrecht, weil die VOB/B gegenüber Verbrauchern besondere Einbeziehungsanforderungen hat und in der Praxis selten korrekt eingebunden wird. Wer als Subunternehmer für einen Generalunternehmer arbeitet, hat häufig einen VOB-Vertrag, auch wenn das im Auftragsschreiben nur am Rand erwähnt wird.
Welche Variante im konkreten Auftrag gilt, ergibt sich aus dem Werkvertrag, dem Auftragsschreiben oder den Allgemeinen Vertragsbedingungen. Im Zweifel hilft ein Blick in die Vertragsklauseln zu Zahlungsbedingungen und Abnahme. Bei größeren Aufträgen empfiehlt sich eine kurze rechtliche Prüfung vor der ersten Abschlagsrechnung.
VOB/B und die 21-Tage-Frist für Abschlagszahlungen
Ist die VOB/B wirksam vereinbart, werden Abschlagszahlungen gemäß § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B binnen 21 Tagen nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig. Entscheidend ist deshalb nicht nur das Rechnungsdatum, sondern auch, dass die Aufstellung dem Auftraggeber zugeht und prüfbar ist. Für eine konkrete Rechnung lässt sich die Zahlungsfrist für Abschlagsrechnungen berechnen.
Was prüfbar bedeutet, ergibt sich aus dem Bauvertrag und dem Inhalt der Rechnung. Eine prüfbare Abschlagsrechnung enthält in der Regel: Bezug zum Werkvertrag, Bauvorhaben, Leistungszeitraum, klare Leistungspositionen mit Mengen und Einheitspreisen, Aufmaß oder Leistungsstand und einen nachvollziehbaren Bezug zu bisher gestellten Abschlägen. Fehlt eine dieser Angaben, kann der Auftraggeber die Prüfbarkeit bestreiten und die Frist beginnt nicht zu laufen.
Für Muster und Vorlagen bedeutet das: Der Zahlungshinweis sollte vorsichtig formuliert sein. Statt pauschal von einem automatischen Zahlungsziel zu sprechen, ist ein Hinweis wie „sofern die VOB/B wirksam vereinbart wurde“ fachlich sauberer. Bei BGB-Werkverträgen ergibt sich die Zahlungsfrist aus Vertrag, Rechnung und gesetzlichen Regelungen, nicht automatisch aus 21 Tagen.
Zugang heißt: die Rechnung ist beim Auftraggeber so eingegangen, dass dieser sie zur Kenntnis nehmen kann. Bei Briefpost gilt der Tag, an dem der Brief im Briefkasten oder in der Postannahme liegt. Bei E-Mail oder Bauportal-Upload zählt der Eingangszeitpunkt im Posteingang oder im System des Auftraggebers. Bei Streitfällen ist Nachweisbarkeit wichtig, etwa durch Einschreiben oder Lese-/Zustellbestätigung.
Abschlagsrechnung als Subunternehmer für Generalunternehmer
Bei Subunternehmerverträgen mit Generalunternehmern ist die VOB/B häufig Bestandteil der Vertragsunterlagen. Entscheidend ist aber immer, ob sie im konkreten Vertrag wirksam einbezogen wurde. Ein Verweis im Auftragsschreiben reicht dafür meist aus, in der Praxis lohnt sich aber ein Blick in die Anlagen, um sicher zu wissen, ob VOB/B oder reines BGB-Werkvertragsrecht gilt.
Subunternehmer sollten vor der ersten Abschlagsrechnung nicht nur das Leistungsverzeichnis und den Zahlungsplan prüfen, sondern auch die Regelungen zu Abschlagszahlungen, Sicherheitseinbehalten, Nachträgen, Prüfzeiten und Schlussrechnung. Diese Punkte wirken sich direkt darauf aus, wann eine Abschlagsrechnung gestellt und wann Zahlung erwartet werden kann. Häufig setzen Generalunternehmer eigene Pay-when-paid-Klauseln, längere Prüfzeiten oder hohe Einbehalte durch, die sich erheblich auf die Liquidität des Subunternehmers auswirken.
Wer als Subunternehmer in mehreren Bauphasen arbeitet, baut die Abschlagsrechnungen sinnvollerweise auf gemeinsamem Aufmaß auf. Ein vom Generalunternehmer gegengezeichnetes Aufmaß macht die Rechnung leichter prüfbar und reduziert das Risiko von Kürzungen. Bei umfangreichen Aufträgen empfiehlt sich eine kumulierte Abrechnung, bei der jede Folgerechnung den bisher fakturierten Stand abzieht und damit Doppelfakturierung ausschließt.
In Bauketten mit Bauherr, Generalunternehmer und mehreren Subunternehmern liegen zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang oft Wochen bis Monate. Wer als Subunternehmer auf prüfbare Abschlagsrechnungen nicht zeitnah Zahlung erhält, gerät in Vorfinanzierung von Material, Lohn und Subleistungen. Eine saubere Rechnungsstellung mit Aufmaß-Bezug, eindeutiger Vertragsgrundlage und VOB-konformer Zahlungsregelung ist die wichtigste Voraussetzung dafür, dass Forderungen in dieser Konstellation prüfbar und damit verwertbar bleiben.
Abschlagsrechnung vorfinanzieren?
Wenn eine Abschlagsrechnung gestellt ist, aber die Auszahlung auf sich warten lässt, kann Factoring ein Weg sein, früher über die Forderung zu verfügen. Entscheidend ist dabei, ob die Forderung prüfbar ist, der Leistungsstand belegt werden kann und der Bauvertrag den Forderungsverkauf zulässt.
Worauf es dabei im Einzelnen ankommt, erklärt der Ratgeberartikel Wann ist eine Abschlagsrechnung factoringfähig? Einen Überblick über spezialisierte Factoring-Anbieter, typische Konditionen und Voraussetzungen für Bau- und Ausbaubetriebe gibt die Seite Factoring im Handwerk, mit eigenen Branchenseiten für 17 Gewerke.
VOB-Factoring kann offene Forderungen aus laufenden Projekten frühzeitig in Liquidität umwandeln.
Typische Stolperfallen bei Abschlagsrechnungen
Eine Abschlagsrechnung ist erst dann fällig, wenn sie formal korrekt ist und die abgerechnete Leistung nachvollziehbar erbracht wurde. Drei Fehler treten in Bau- und Handwerksbetrieben besonders häufig auf und führen regelmäßig zu Zahlungsverzögerungen oder Rechnungskürzungen.
Fehlende Pflichtangaben
Ohne Bauvorhaben, Leistungszeitraum, Verweis auf den Werkvertrag oder fortlaufende Rechnungsnummer ist eine Abschlagsrechnung nicht prüfbar. Die Zahlungsfrist beginnt erst mit Eingang einer prüfbaren Rechnung, deshalb verzögert jeder fehlende Pflichtangabe-Block die Auszahlung um Tage oder Wochen.
Vorbeträge falsch abgezogen
Bei kumulativen Abschlagsrechnungen müssen die bereits gestellten Abschläge sauber von der neuen Gesamtsumme abgezogen werden. Wer den Abzug vergisst, fakturiert dieselbe Leistung doppelt. Wer falsch abzieht, kürzt sich selbst die Liquidität. Beides führt zu Rückfragen, die mehrere Tage Bearbeitungszeit kosten.
Pauschale statt Leistungsbezug
Eine pauschale Abschlagsrechnung ohne Bezug zum tatsächlichen Wertzuwachs lässt sich vom Auftraggeber problemlos kürzen. Aufmaß, Stundenzettel oder Bautagebuch belegen den erbrachten Leistungsanteil. Wer pauschal 30 Prozent abrechnet ohne nachweisbare Grundlage, verliert die Forderung in der ersten Prüfung.
Alle drei Fehler haben dieselbe Folge: die Rechnung gilt als nicht prüfbar, das gesetzliche Zahlungsziel beginnt nicht zu laufen und der Auftraggeber kann eine Korrektur verlangen, ohne in Zahlungsverzug zu geraten. Eine sauber aufgebaute Abschlagsrechnung mit klarem Bezug zum Bauvorhaben und vollständigen Pflichtangaben verhindert genau diese Verzögerungen.
Welche Pflichtangaben eine Abschlagsrechnung im Detail enthalten muss und wie der Leistungszeitraum korrekt angegeben wird, steht auf der Unterseite Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung. Für den Aufbau kumulierter Abschläge mit Vorbeträge-Abzug gibt es eine eigene Excel-Vorlage auf der Seite Kumulierte Rechnung im Bau.
