Was sind Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung?
Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung sind die Bestandteile, die eine Rechnung umsatzsteuerlich, vertraglich und baupraktisch vollständig machen. Die zentrale Grundlage ist § 14 UStG, der den Mindestinhalt jeder ordnungsgemäßen Rechnung regelt. Hinzu kommen Anforderungen aus dem Werkvertragsrecht und, sofern die VOB/B wirksam vereinbart wurde, aus § 14 und § 16 VOB/B.
Eine prüfbare Abschlagsrechnung enthält Stammdaten beider Vertragspartner, eindeutige Rechnungsdaten mit Leistungszeitraum, eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung mit Mengen, Steuerangaben nach § 14 UStG sowie einen klaren Zahlungs- und Verrechnungshinweis.
Bei Abschlagsrechnungen kommen zu den Pflichtangaben aus dem UStG vier baupraktische Punkte hinzu, die in der Praxis am häufigsten zu Rückfragen oder Kürzungen führen: ein eindeutiger Leistungszeitraum statt eines einzelnen Leistungsdatums, ein erkennbarer Aufmaß- oder Leistungsstand-Bezug, eine eindeutige Kennzeichnung als Abschlagsrechnung mit Hinweis auf die Verrechnung in der Schlussrechnung und ein Zahlungshinweis, der sich auf die vertragliche Grundlage stützt, sofern die VOB/B wirksam vereinbart wurde, auf § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B.
Fehlende oder unklare Pflichtangaben können dazu führen, dass die Rechnung nicht als prüfbar gilt. Bei VOB/B-Verträgen kann sich dadurch die Fälligkeit verzögern, weil die 21-Tage-Frist nach Zugang der prüfbaren Aufstellung erst läuft, wenn die Rechnung vollständig und nachvollziehbar ist. Für eine konkrete Rechnung lässt sich die Zahlungsfrist nach Zugang der prüfbaren Rechnung berechnen. Steuerlich kann eine unvollständige Rechnung den Vorsteuerabzug des Auftraggebers gefährden und damit Rückfragen oder Korrekturanforderungen auslösen. Die Prüfbarkeit entscheidet außerdem nicht nur über die Fälligkeit: Auch beim VOB-Factoring für Handwerksbetriebe kaufen spezialisierte Factoring-Anbieter nur Forderungen aus prüfbaren, vollständigen Rechnungen an.
