Prüfbare Rechnung und Factoring

Kurz gesagt

Eine prüfbare Rechnung stellt Bauleistungen so dar, dass Auftraggeber Positionen, Mengen und Preise nachvollziehen können.

prüffähige Rechnung mit Aufmaß, Leistungsnachweis, Bauplan und nachvollziehbarer Zuordnung — Eine prüfbare Rechnung stellt Mengen, Positionen und Preise so dar, dass der Auftraggeber sie nachvollziehen kann. Sie ist die Grundlage dafür, dass ein Factoring-Anbieter die Forderung ankauft.

Was eine prüfbare Rechnung ausmacht

Eine prüfbare Rechnung ist im Bau- und Handwerksbereich mehr als eine formal richtige Rechnung. Sie muss die abgerechnete Leistung so darstellen, dass der Auftraggeber prüfen kann, welche Positionen in welcher Menge und zu welchem Preis erbracht wurden. Maßstab sind Bauvertrag, Leistungsverzeichnis, Aufmaß, Nachträge und sonstige Vertragsunterlagen.

Bei BGB-Bauverträgen ist die prüfbare Schlussrechnung in § 650g BGB geregelt. Danach ist eine Schlussrechnung prüffähig, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist. Sie gilt zudem als prüffähig, wenn der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit erhebt.

Sofern die VOB/B wirksam vereinbart wurde, ist § 14 VOB/B maßgeblich. Danach muss der Auftragnehmer seine Leistungen prüfbar abrechnen, übersichtlich aufstellen und die vertraglichen Positionsbezeichnungen verwenden. Die für den Nachweis von Art und Umfang erforderlichen Mengenberechnungen, Zeichnungen und Belege sind beizufügen. Eine praxisnahe Einordnung dazu bietet das IWW-Institut.

Davon zu unterscheiden sind die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Diese betreffen die Rechnung als steuerliches Dokument. Eine Rechnung kann steuerlich korrekt sein, aber baurechtlich trotzdem nicht prüfbar, wenn Aufmaß, Mengenbezug oder Leistungszuordnung fehlen.

Anforderungen an die Prüfbarkeit

Eine prüfbare Rechnung enthält in der Regel:

Bauvorhaben, Auftraggeber, Auftragsnummer und Rechnungsdatum
Bezug auf Bauvertrag, Nachträge und Leistungszeitraum
Positionen nach Leistungsverzeichnis oder vereinbartem Leistungsumfang
Mengen, Einheitspreise und Gesamtpreise je Position
nachvollziehbare Aufmaße, Stundenzettel, Lieferscheine oder Bautagesberichte
Nachträge als gesondert erkennbare Positionen
Abzug bereits geleisteter Abschlagszahlungen bei Schlussrechnungen
Sicherheitseinbehalte, Skonto oder sonstige Abzüge transparent ausgewiesen
Umsatzsteuerangaben nach § 14 UStG

Fehlen wesentliche Bestandteile, kann der Auftraggeber die Prüfbarkeit beanstanden. Eine pauschale Zurückweisung ist in der Praxis angreifbar, wenn nicht erkennbar ist, welche Angaben fehlen. Entscheidend ist, ob der Auftraggeber die Rechnung mit den vorhandenen Unterlagen sachlich prüfen kann.

Bedeutung für das Factoring

Für Factoring ist die prüfbare Rechnung ein zentraler Verifizierungspunkt. Der Factoring-Anbieter kauft nur Forderungen an, deren Bestand, Höhe und Fälligkeit nachvollziehbar sind. Ist eine Rechnung nicht prüfbar, kann der Auftraggeber Zahlung verweigern oder Einwendungen erheben. Das macht die Forderung für den Factoring-Anbieter unsicher.

Sofern die VOB/B wirksam vereinbart wurde, beginnt die Zahlungsprüfung bei Abschlags- und Schlussrechnungen erst auf Grundlage einer prüfbaren Abrechnung. Bei Schlusszahlungen ist der Anspruch nach § 16 VOB/B grundsätzlich alsbald nach Prüfung und Feststellung fällig, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung; eine Verlängerung auf bis zu 60 Tage ist nur unter Voraussetzungen möglich.

Bei BGB-Bauverträgen ist § 650g BGB besonders wichtig, weil die Schlussvergütung eine prüfbare Schlussrechnung voraussetzt. Für den Factoring-Anbieter bedeutet das: Ohne prüfbare Rechnung fehlt häufig die Grundlage für einen sicheren Forderungsankauf. Vollständige Anlagen, klare Positionsbezüge und dokumentierte Nachträge beschleunigen daher die Auszahlung.

Eine prüfbare Rechnung unterstützt auch die einredefreie Forderung. Sie verhindert zwar keine Mängelrügen, reduziert aber formale Angriffsflächen. Je klarer Leistung, Menge und Preis belegt sind, desto schwieriger ist eine pauschale Beanstandung durch den Auftraggeber.

Ein Fall aus der Praxis

Die Heizungsbau Krause Muster GmbH stellt eine Schlussrechnung über 120.000 Euro netto für die Installation einer Heizungsanlage in einem Bürogebäude. Der erste Rechnungsentwurf enthält nur eine Gesamtsumme mit kurzer Tätigkeitsbeschreibung. Aufmaß, Positionsbezug und Abzug der bereits gezahlten Abschlagsrechnungen fehlen.

Der Auftraggeber weist die Rechnung als nicht prüfbar zurück und benennt die fehlenden Punkte: detaillierte Positionen nach Leistungsverzeichnis, Aufmaß, Materialnachweise und Verrechnung der Abschlagszahlungen. Krause überarbeitet die Rechnung, fügt Aufmaß und Lieferscheine bei, gliedert nach Leistungsverzeichnis und weist die Abschläge sauber aus.

Erst die überarbeitete Rechnung wird dem Factoring-Anbieter eingereicht. Dieser kann nun Bauvertrag, Aufmaß, Nachträge, Rechnung und Zahlungsstatus nachvollziehen. Die Forderung wird angekauft. Wäre die erste Version eingereicht worden, hätte der Factoring-Anbieter den Ankauf bis zur Nachbesserung zurückgestellt.

Fragen aus der Praxis

Was ist der Unterschied zwischen einer prüfbaren Rechnung und einer steuerlich korrekten Rechnung?

Eine steuerlich korrekte Rechnung erfüllt die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Eine prüfbare Rechnung muss zusätzlich baurechtlich nachvollziehbar sein. Sie zeigt, welche Bauleistung in welchem Umfang erbracht wurde und wie sich die Forderung aus Vertrag, Aufmaß und Preisen ergibt.

Wer entscheidet, ob eine Rechnung prüfbar ist?

Zunächst prüft der Auftraggeber die Rechnung. Beanstandet er sie, sollte er konkret benennen, welche Angaben oder Anlagen fehlen. Im Streitfall entscheidet ein Gericht. Für das Factoring nimmt der Factoring-Anbieter zusätzlich eine eigene Prüfung vor, weil er beurteilen muss, ob die Forderung ankaufbar ist.

Mein Auftraggeber weist meine Rechnung pauschal als „nicht prüfbar“ zurück, ohne fehlende Anlagen oder Mengenangaben zu nennen. Was kann ich tun?

Fordern Sie den Auftraggeber schriftlich auf, die Beanstandung zu konkretisieren. Fragen Sie gezielt nach fehlenden Positionen, Mengen, Aufmaßen oder Anlagen. Reichen Sie erkennbare Lücken nach und dokumentieren Sie den Schriftverkehr. Bei BGB-Bauverträgen ist wichtig, dass Einwendungen gegen die Prüffähigkeit nach § 650g BGB innerhalb von 30 Tagen begründet erhoben werden müssen. Für den Factoring-Anbieter ist diese Dokumentation entscheidend, um die Durchsetzbarkeit der Forderung zu bewerten.

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