Abnahme oder Prüfbarkeit unklar: Was tun vor der Factoring-Anfrage?

Wie sich offene Fragen zu Abnahme und Rechnungsprüfung vor einer Factoring-Anfrage klären lassen

Die Leistung ist erbracht, die Rechnung gestellt, doch beim Factoring stockt es: Der Anbieter fragt nach der Abnahme oder bemängelt die Prüfbarkeit. Beides sind keine Kleinigkeiten, denn Abnahme und Prüfbarkeit entscheiden mit darüber, ob eine Forderung sicher feststeht. Solange sie unklar sind, bleibt der Ankauf in der Schwebe.

Dieser Artikel zeigt, was hinter den beiden Begriffen steckt, warum sie für den Forderungsverkauf so wichtig sind und wie sich offene Punkte klären lassen. Abnahme und Prüfbarkeit sind dabei zwei verschiedene Dinge, die getrennt betrachtet werden müssen.

Abnahme und Prüfbarkeit sind zwei Dinge

Im Alltag werden Abnahme und Prüfbarkeit oft in einen Topf geworfen, dabei betreffen sie unterschiedliche Fragen. Die Bauabnahme ist die Bestätigung des Auftraggebers, dass die Leistung als vertragsgemäß anerkannt wird. Sie betrifft die Leistung selbst.

Die Prüfbarkeit betrifft dagegen die Rechnung. Eine Rechnung ist prüfbar, wenn der Auftraggeber Positionen, Mengen und Preise nachvollziehen kann. Eine Leistung kann abgenommen, die Rechnung dazu aber unprüfbar sein, und umgekehrt kann eine sauber aufgebaute Rechnung vorliegen, während die Abnahme noch aussteht. Für Factoring sind deshalb beide Punkte einzeln zu betrachten.

Wenn die Abnahme unklar ist

Eine Abnahme kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Bei der förmlichen Abnahme wird ein gemeinsames Protokoll erstellt, das die Anerkennung der Leistung dokumentiert. Daneben gibt es die fiktive Abnahme, bei der die Abnahme unter bestimmten Voraussetzungen als erfolgt gilt, etwa nach Fristablauf oder durch Ingebrauchnahme.

Unklar ist die Abnahme, wenn keine eindeutige Bestätigung vorliegt und auch nicht klar ist, ob eine fiktive Abnahme greift. Für den Factoring-Anbieter ist das ein Risiko, weil ohne Abnahme strittig sein kann, ob die Forderung in voller Höhe besteht. Am stärksten ist die Lage, wenn eine dokumentierte, förmliche Abnahme vorliegt. Welche Abnahmeform gilt und ob die VOB/B dabei eine Rolle spielt, hängt davon ab, sofern die VOB/B wirksam vereinbart wurde, oder vom Werkvertragsrecht des BGB.

Wenn die Prüfbarkeit unklar ist

Die Prüfbarkeit ist unklar, wenn die Rechnung den Leistungsstand nicht nachvollziehbar abbildet. Typische Schwachstellen sind eine Pauschalsumme ohne Aufgliederung, fehlende Mengennachweise oder ein nicht erkennbarer Bezug zum Leistungsverzeichnis. Der Auftraggeber kann eine solche Rechnung als nicht prüfbar zurückweisen.

Für Factoring wirkt das doppelt. Erstens kann der Anbieter die Forderung selbst nicht sauber bewerten. Zweitens läuft, sofern die VOB/B wirksam vereinbart wurde, ohne prüfbare Rechnung die Zahlungsfrist nicht an, sodass die Fälligkeit offenbleibt. Eine prüfbar gegliederte Rechnung mit Mengennachweisen räumt diese Unsicherheit aus.

Warum beides für Factoring zählt

Ein Factoring-Anbieter kauft eine Forderung und übernimmt das Risiko, dass der Auftraggeber zahlt. Dafür möchte er sicher sein, dass die Forderung besteht und durchsetzbar ist. Abnahme und Prüfbarkeit sind genau die zwei Belege dafür: Die Abnahme zeigt, dass die Leistung anerkannt ist, die Prüfbarkeit zeigt, dass die Rechnung dazu nachvollziehbar ist.

Fehlt einer dieser Belege, bleibt ein Rest Unsicherheit, ob der Auftraggeber Einwände erheben könnte. Der Anbieter wird dann zurückhaltender, fragt nach oder kauft nur einen Teil an. Sind beide Punkte geklärt, ist die Forderung deutlich leichter ankauffähig.

So lassen sich offene Punkte klären

Offene Fragen zu Abnahme und Prüfbarkeit lassen sich in den meisten Fällen vor der Anfrage ausräumen. Bei der Abnahme hilft, eine förmliche Abnahme zu vereinbaren und zu protokollieren oder, wo das nicht möglich ist, den Stand der Abnahme schriftlich festzuhalten. Bei einer fiktiven Abnahme sollte nachvollziehbar sein, worauf sie sich stützt.

Bei der Prüfbarkeit hilft, die Rechnung sauber nach Positionen zu gliedern, Mengen über ein Aufmaß zu belegen und die nötigen Nachweise beizulegen. Wie eine unprüfbare Rechnung zur Ablehnung führt, zeigt der Artikel Warum Abschlagsrechnungen abgelehnt werden. Sind Abnahme und Rechnung geklärt, steht einer Prüfung wenig im Weg.

Checkliste vor der Anfrage

Bevor Sie eine Forderung mit offenen Abnahme- oder Prüfbarkeitsfragen anbieten, lohnt sich ein kurzer Selbstcheck:

• Liegt für die Leistung eine Abnahme vor, und ist sie dokumentiert?
• Falls keine förmliche Abnahme: Ist klar, ob eine fiktive Abnahme greift?
• Ist die Rechnung nach Positionen, Mengen und Preisen gegliedert?
• Sind Mengennachweise wie ein Aufmaß vorhanden?
• Ist der Bezug zum vereinbarten Leistungsumfang erkennbar?
• Ist die Vertragsgrundlage bekannt, also ob die VOB/B wirksam vereinbart wurde?

Je klarer diese Punkte sind, desto reibungsloser läuft die Prüfung. Wenn Abnahme und Rechnung geklärt sind, können Sie unverbindlich eine Factoring-Anfrage stellen und Ihre konkrete Situation prüfen lassen.