Warum Abschlagsrechnungen abgelehnt werden

Typische Gründe, warum eine Forderung vor dem Factoring-Ankauf scheitert, und wie sich das vermeiden lässt

Die Abschlagsrechnung ist raus, die Factoring-Anfrage gestellt, und dann kommt die Rückmeldung: Die Rechnung kann so nicht angekauft werden. Für einen Baubetrieb, der mit der Liquidität rechnet, ist das ein Ärgernis. Die gute Nachricht: Die meisten Ablehnungsgründe sind bekannt, sie wiederholen sich, und sie lassen sich vor der Anfrage abstellen.

Eine Ablehnung bedeutet selten, dass Factoring grundsätzlich nicht möglich ist. Meist liegt es an einem konkreten, behebbaren Punkt in der Rechnung oder im Vertrag. Dieser Artikel zeigt die häufigsten Gründe und was Sie tun können, damit es beim nächsten Anlauf klappt. Wann eine Abschlagsrechnung umgekehrt gut geeignet ist, lesen Sie im Artikel Wann ist eine Abschlagsrechnung factoringfähig?.

Was eine Ablehnung wirklich bedeutet

Wenn ein Factoring-Anbieter eine Abschlagsrechnung nicht ankauft, ist das in den seltensten Fällen ein Urteil über den Betrieb. Der Anbieter kauft eine Forderung und übernimmt damit das Risiko, dass der Auftraggeber zahlt. Lehnt er ab, hat er an genau diesem Punkt ein Risiko gesehen, das er so nicht tragen will.

Das ist wichtig zu verstehen, weil es den Blick auf die Lösung lenkt. Eine Ablehnung ist meist ein Hinweis auf eine konkrete Schwachstelle: eine unklare Rechnung, ein fehlender Nachweis, eine Vertragsklausel. Wird dieser Punkt geklärt, ist ein Ankauf in vielen Fällen doch möglich. Die folgenden Abschnitte gehen die häufigsten Gründe der Reihe nach durch.

Grund 1: Die Rechnung ist nicht prüfbar

Der mit Abstand häufigste Grund ist die fehlende Prüfbarkeit. Eine prüfbare Rechnung ist so aufgebaut, dass der Auftraggeber und damit auch der Factoring-Anbieter jede Position, Menge und jeden Preis nachvollziehen kann. Nennt eine Abschlagsrechnung nur eine Pauschalsumme oder grobe Blöcke ohne Bezug zum Leistungsverzeichnis, lässt sich nicht beurteilen, ob die Forderung berechtigt ist.

Dazu kommen fehlende formale Angaben. Sind Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung unvollständig, ist die Rechnung angreifbar, und der Anbieter bewertet das als Risiko. Eine sauber nach Positionen gegliederte Rechnung mit vollständigen Pflichtangaben nimmt diesem Ablehnungsgrund die Grundlage.

Grund 2: Der Leistungsstand ist nicht belegt

Eine Abschlagsrechnung rechnet einen Zwischenstand ab. Der Anbieter möchte sehen, dass der abgerechnete Stand tatsächlich erreicht ist. Fehlt ein Aufmaß oder beruht die Mengenangabe nur auf einer Eigenschätzung, fehlt der Nachweis. Der Anbieter kann dann nicht ausschließen, dass der Auftraggeber den Leistungsstand später bestreitet.

Stark ist die Rechnung, wenn ein gegengezeichnetes Aufmaß vorliegt und Leistungsnachweise wie Stundenzettel, Lieferscheine, Bautagebuch oder Fotos den Stand belegen. Je besser der Leistungsstand dokumentiert ist, desto kleiner ist das Risiko aus Sicht des Anbieters und desto seltener kommt es an dieser Stelle zur Ablehnung.

Grund 3: Strittige Nachträge in der Rechnung

Ein häufiger Stolperstein sind Nachträge, die noch nicht beauftragt oder mit dem Auftraggeber strittig sind. Wird eine solche Position in die Abschlagsrechnung gemischt, steht ein Teil der Forderung auf wackligem Grund. Der Anbieter kann nicht trennen, welcher Betrag sicher ist und welcher nicht, und bewertet im Zweifel die ganze Rechnung vorsichtiger.

Sauberer ist es, strittige oder unbeauftragte Nachträge aus der Abschlagsrechnung herauszuhalten und nur die unstrittig beauftragte Leistung abzurechnen. Der Nachtrag kann gesondert geklärt und später abgerechnet werden, wenn er beauftragt ist. So bleibt die Abschlagsrechnung klar und ankauffähig.

Grund 4: Abtretungsverbot im Bauvertrag

Manche Bauverträge enthalten ein Abtretungsverbot, das den Verkauf der Forderung einschränkt oder ausschließt. Ist eine solche Klausel im Vertrag und vorher nicht bekannt, kann eine Anfrage daran scheitern, obwohl die Rechnung selbst einwandfrei ist.

Ein Abtretungsverbot ist allerdings nicht immer das Ende. Je nach Konstellation lässt sich der Forderungsverkauf trotzdem darstellen, etwa über eine Zustimmung des Auftraggebers. Wie damit umzugehen ist, behandelt der Artikel Factoring trotz Abtretungsverbot. Entscheidend ist, die Vertragsklauseln vor der Anfrage zu kennen.

Grund 5: Auftraggeber gilt als Risiko

Beim Factoring ist der Auftraggeber der eigentliche Schuldner. Seine Zahlungsfähigkeit ist deshalb ein zentraler Prüfpunkt. Ist die Bonität des Auftraggebers schwach, unklar oder handelt es sich um einen privaten Auftraggeber, prüft der Anbieter zurückhaltender. Eine Ablehnung kann hier auch dann erfolgen, wenn mit der Rechnung selbst alles in Ordnung ist.

Beeinflussen lässt sich das nur begrenzt. Hilfreich ist, bei der Anfrage von vornherein Forderungen gegen gewerbliche oder öffentliche Auftraggeber mit solider Bonität anzubieten. Bei wechselnden Auftraggebern lohnt es sich, vorab zu klären, welche davon für einen Ankauf grundsätzlich infrage kommen.

Grund 6: Gegenforderungen und Einreden

Der Anbieter kauft am liebsten eine einredefreie Forderung, also eine Forderung, gegen die der Auftraggeber keine Einwände erheben kann. Gibt es offene Mängelrügen, Gegenforderungen oder Streit über die erbrachte Leistung, ist die Forderung nicht einredefrei. Der Auftraggeber könnte die Zahlung kürzen oder zurückhalten, und genau dieses Risiko will der Anbieter nicht ankaufen.

Vor der Anfrage lohnt sich deshalb ein ehrlicher Blick: Gibt es zu diesem Bauvorhaben offene Mängelrügen oder strittige Punkte mit dem Auftraggeber? Wenn ja, sollten diese nach Möglichkeit vorher geklärt sein. Eine Forderung, gegen die keine Einwände im Raum stehen, ist deutlich leichter ankauffähig.

So vermeiden Sie eine Ablehnung

Die meisten Ablehnungen lassen sich mit einem kurzen Selbstcheck vor der Anfrage abfangen:

• Ist die Rechnung nach Positionen, Mengen und Preisen gegliedert und damit prüfbar?
• Sind alle Pflichtangaben vollständig?
• Ist der abgerechnete Leistungsstand durch Aufmaß und Nachweise belegt?
• Sind strittige oder unbeauftragte Nachträge aus der Rechnung herausgehalten?
• Ist bekannt, ob der Bauvertrag ein Abtretungsverbot enthält?
• Ist der Auftraggeber gewerblich und seine Bonität solide?
• Gibt es offene Mängelrügen oder Gegenforderungen zu diesem Bauvorhaben?

Je mehr dieser Punkte vor der Anfrage geklärt sind, desto geringer ist das Risiko einer Ablehnung. Wenn die Unterlagen stehen, können Sie unverbindlich eine Factoring-Anfrage stellen und Ihre konkrete Situation prüfen lassen.